Durante la giornata lavorativa, ci sono attività a cui dare veramente priorità (le importanti), in base alle nostre esigenze e a quelle altrui, oppure, peggio, in base all’immediatezza delle scadenze (le urgenti).
Questo può accadere anche nella nostra vita personale, con un tempo limitato dedicato ad attività che sono effettivamente importanti e, magari, più energia spesa per essere impegnati in attività urgenti.
Assegnare delle priorità alle attività in modo efficace, intenzionalmente e in base agli obiettivi futuri, può cambiare questa cattiva gestione del tempo, garantendo che ogni attività che affronti generi valore e impedisca alle attività non importanti di rubare il tuo prezioso tempo.
Implementando delle “strategie per prioritizzare”, puoi cambiare drasticamente l’arco della tua giornata lavorativa e no, per sfruttare al meglio il tuo tempo, in ufficio e a casa. Che tu sia un imprenditore, un manager, o chiunque altro, queste strategie ti aiuteranno a valutare e impostare le tue priorità principali.
1. Compila un solo elenco che contenga tutte le attività
L’effettiva definizione delle priorità deriva dalla comprensione dell’intera portata di ciò che è necessario svolgere: anche le attività più banali dovrebbero essere annotate e prese in considerazione. Per darti un quadro completo, è una buona idea includere sia le attività personali che quelle lavorative in un unico elenco di attività.
Tutto, dal ritiro in lavanderia, alla pianificazione di un incontro individuale con il tuo capo o a un’attività del tempo libero, dovrebbe essere annotato nello stesso posto. Una volta che tutto è stato annotato, la definizione delle priorità avviene in genere in base all’importanza, all’urgenza, alla durata, al compenso o gratificazione di ciascun compito.
2. Identifica ciò che è importante e i tuoi veri obiettivi
Sebbene possa sembrare una strategia di gestione del tempo immediata, la definizione delle priorità è fondamentale per raggiungere obiettivi a lungo termine. Capire a cosa stai realmente lavorando, che si tratti di una promozione, un progetto finito o un cambiamento di carriera, ti aiuta a identificare i compiti più pertinenti a quei risultati futuri.
Può essere una buona idea suddividere questi obiettivi più grandi in obiettivi più piccoli e legati al tempo. Ad esempio, un obiettivo annuale può essere scomposto in elenchi di cose da fare mensili, che poi portano a compiti settimanali, priorità quotidiane, ecc.
Questo pensiero generale è vitale per stabilire le priorità in modo efficace: è un malinteso comune che essere occupati corrisponda a ottenere i risultati; infatti, riempire la giornata con attività che non hanno alcun impatto su un obiettivo finale è tempo sprecato. Sii onesto con te stesso riguardo al valore finale di ogni attività e tieni sempre in mente l’obiettivo finale.
3. Evidenzia ciò che è urgente
La tua lista di cose da fare dovrebbe fornire una visibilità completa delle scadenze, aiutandoti a identificare quali attività devono essere completate prontamente e a pianificare in anticipo in base alle scadenze future.
La creazione di scadenze anche quando non sono formalmente richieste è importante; in caso contrario, continuerai a rimandare le attività importanti semplicemente perché non sono sensibili al fattore tempo (questa strategia può anche essere utile per aumentare la produttività e ridurre la procrastinazione).
4. Dai le priorità in base all’importanza e all’urgenza
Il presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, diceva che “La cosa importante (20%) è raramente urgente e ciò che è urgente (80%) è raramente importante”. Egli ideò una Matrice a 4 Quadranti che valuta le attività secondo i criteri “importante/non importante” e “urgente/non urgente”..
• Q1. Urgente e Importante: questi compiti dovrebbero essere svolti per primi.
• Q2. Non Urgente ma Importante: pianifica sul tuo calendario per farli prima possibile.
• Q3. Urgente ma non Importante: delegali, delegali, delegali.
• Q3. Né urgente né importante: rimuovili dalla tua lista di cose da fare.
Inizia allora a posizionare le tue attività sulla matrice e agire in base ai quadranti.
5. Evita priorità in competizione
Quando le attività su cui stai lavorando non sono particolarmente difficili, è relativamente facile gestirle in tandem. Tuttavia, con l’aumentare della difficoltà, la ricerca mostra che le persone che occupano posizioni alte hanno maggiori probabilità di dare priorità a un singolo obiettivo, mentre le persone in posizioni basse continueranno a cercare di gestire più priorità.
Questa strategia a doppio compito provoca un calo delle prestazioni, il che significa che i compiti più importanti non vengono eseguiti secondo gli standard più elevati. Una tattica per rimanere concentrati su un compito importante alla volta è identificare le probabili distrazioni ed evitarle durante il giorno.
6. Valuta lo sforzo
Quando si fissa una lunga lista di cose da fare, è facile sentirsi sopraffatti dal lavoro che deve essere svolto, una sensazione che riduce la produttività e porta alla procrastinazione. Una strategia per superare questo implica valutare i compiti in base allo sforzo richiesto per completarli.
Se la tua lista di cose da fare sta diventando troppo gravosa, dai la priorità a quelle attività che richiedono il minimo tempo e sforzo e falle rapidamente. Questa riduzione dei compiti ti darà un po’ di respiro e genererà un senso di realizzazione che ti motiverà per tutto il giorno.
7. Rivedi costantemente e sii realistico
Rivedere frequentemente l’elenco delle attività e le priorità connesse è la chiave per riacquistare il controllo e la concentrazione.
Ricorda che lo scopo della definizione delle priorità è dedicare del tempo a lavorare sui compiti importanti, quelle cose che faranno la differenza a lungo termine e ti spingeranno nella giusta direzione. Quando la definizione delle priorità viene gestita bene, ti sentirai meno reattivo e più concentrato e intenzionale. L’obiettivo è completare il lavoro che significa vero progresso e lasciare che tutto il resto, “la spazzatura”, cada sul ciglio della strada.
Pasquale Troianiello
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