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25/02/2024
Lavoro e Previdenza Primo Piano

Come dire “NO” sul posto di lavoro e risparmiare tempo per le tue priorità

Ti senti mai sopraffatto/a o come se qualcuno si approfittasse di te? Probabilmente hai già sentito che devi imparare a dire di più “NO”. Dopotutto, dicendo “NO”, avresti più tempo per concentrarti sui compiti prioritari.

Ma è difficile: non vuoi essere visto come poco collaborativo e con cui è difficile lavorare. Tutti dicono che dovresti farlo ma nessuno ti dice esattamente come farlo. Bene, ti diremo come.  In questo articolo forniremo suggerimenti pratici su come dire “NO” al lavoro (senza sentirti in colpa) e ti aiuteremo a capire il motivo per cui eviti di dirlo.

Perché evitiamo di dire “NO”

Prima di entrare nei suggerimenti concreti su come dire “NO” al lavoro, è importante capire innanzitutto perché abbiamo un problema con ciò. Ci sono molte situazioni in cui è del tutto giustificabile dire “NO”, come ad esempio:

  • Scadenze non realistiche;
  • Qualcosa che semplicemente non è il tuo lavoro;
  • Ti viene chiesto di fare qualcosa in un modo che si è rivelato inefficace;
  • Hai già troppe cose nel piatto.

Tuttavia, le persone sono ancora riluttanti a dire “NO”, per paura di conflitti e/o di essere etichettate come “quelle con cui è difficile lavorare”. Non vogliamo che nessuno sia deluso o arrabbiato con noi: vogliamo essere gradevoli. Dopotutto, fin da bambini, ci hanno insegnato che dire “NO” era scortese.

Cosa fare e cosa non fare quando si dice “NO”

Dire “NO” è un’arte delicata; ci sono alcune cose che devi tenere a mente per farlo correttamente. Per facilitarti la memorizzazione di tutto, abbiamo diviso i suggerimenti in cose da FARE e da NON FARE.

Cosa fare per dire “NO”

Queste sono le pratiche che dovresti seguire quando vuoi dire “NO” al lavoro in modo educato e senza sensi di colpa.

1 Riformula il modo in cui pensi alla parola “NO”

Il primo passo è riformulare il modo in cui pensi di dire “NO”. Dire “NO” a qualcosa che non ha importanza significa essenzialmente dire “SI” a qualcosa di importante per te, come un compito prioritario a cui vuoi dedicare più tempo.

Significa che rispetti il tuo tempo e vuoi essere intenzionale nello spenderlo. Non c’è niente di sbagliato in questo e non sei una cattiva persona per farlo. Il tuo tempo e la tua energia sono risorse limitate; quindi, devi scegliere saggiamente in cosa e come spenderli.

2 Sii assertivo e educato

Presta attenzione al tono e al linguaggio del corpo. Da un lato, dovresti essere diretto e assertivo e dire “NO” con fermezza. D’altra parte, dovresti anche essere gentile e educato.

Non essere cattivo, ma non essere nemmeno troppo gentile: cerca di avere un tono neutro. Non è un compito facile da svolgere, ma trovare il giusto equilibrio è fondamentale per esprimere il “NO” nel modo giusto.

Se le persone devono decidere tra credere alle parole che escono dalla tua bocca e al tuo linguaggio del corpo, è più probabile che scelgano quest’ultimo. Imparare a riconoscere i segnali del linguaggio del corpo è una buona abilità per conoscere le vere intenzioni di qualcuno, anche se possiamo riconoscerne molti istintivamente. Quindi, presta attenzione al tuo linguaggio del corpo:

  • Linguaggio del corpo che dice “NO”: incrociare le braccia e incrociare le gambe, sedersi, girare il busto e i piedi per disimpegnarsi, postura chiusa, ecc.
  • Linguaggio del corpo che dice “SI”: sporgersi in avanti, postura aperta, sedersi con la schiena eretta ma comoda, movimenti entusiastici delle mani, ecc.

3 Suggerisci un’alternativa

Non limitarti a dire un “NO” categorico. Proponi un’alternativa. Anche se tecnicamente ti rifiuterai di fare qualcosa, sembrerai comunque disponibile. Invece di dire “Non potrò farlo“, prova qualcosa del genere: “Non sono disponibile in questo momento, ma sarò felice di farlo giovedì, quando avrò finito il compito su cui sto attualmente lavorando.”

4 Riconosci l’altra persona

Un po’ di empatia fa molto; nonostante dica loro “NO”, vorrai comunque mantenere un buon rapporto con gli altri. Cerca di parlare sempre con compassione e di far sentire le persone ascoltate.

Utilizzare frasi del tipo “Mi rendo conto/capisco che…”. Ad esempio: “Capisco che sei molto occupato e vorrei poterti aiutare, ma la mia agenda è piena di impegni“.

5 Blocca il tempo nel tuo calendario quando sei occupato

Se vuoi dire “NO, sono occupato” senza dirlo realmente, bloccare il tempo nel tuo calendario lavorativo potrebbe essere la risposta. Aiuta a evitare il confronto, il che è un vantaggio in molti casi. Blocca l’intervallo di tempo in cui non vuoi essere disturbato (assicurati che il tuo calendario non sia privato e che anche gli altri possano vederlo) e lascia che parli per te.

6 Pratica

Esercitati a dire “NO” in situazioni che non sono cruciali per il tuo futuro, come dirlo a un venditore che cerca di convincerti a comprare qualcosa che non vuoi. Questo ti aiuterà ad acquisire la sicurezza necessaria per dire “NO” quando conta davvero.

7 Valuta i costi e i benefici del dire “NO”

Parte dell’essere bravi nella gestione del tempo è sapere come trascorrere il proprio tempo nel miglior modo possibile. Stai finendo il tuo compito o stai aiutando il tuo collega? Dipende dalla situazione.

Dire “SI” a tutto, non importa quanto velocemente, interrompe la concentrazione e la capacità di lavorare in profondità. E non importa quanto tu voglia aiutare, a volte semplicemente non hai le competenze giuste per completare un’attività con successo. Non tutte le attività sono attività che puoi o dovresti svolgere.

D’altro canto, aiutare può rafforzare il legame tra te e i tuoi compagni di squadra o persino aiutarti a migliorare le tue capacità. Non tutte le situazioni sono in bianco e nero e dovrai valutare i potenziali costi e benefici derivanti dall’accettazione (o dal rifiuto) di svolgere un compito.

8 Preparati ad un possibile feedback negativo

Non importa quanto sia stato gentile e ragionevole il tuo “NO”, alcune persone non la prenderanno bene, soprattutto se è la prima volta che stabilisci dei limiti. Sii mentalmente preparato per questa opzione e sappi che non ha nulla a che fare con te. Puoi influenzare il modo in cui l’altra persona reagisce, ma non puoi controllarla. Le reazioni degli altri non sono colpa tua: ognuno è responsabile delle proprie.

Cosa NON fare per dire “NO”

Queste sono le pratiche che dovresti evitare se vuoi ottenere la migliore consegna possibile del tuo “NO”.

1 Non entrare troppo nei dettagli

Naturalmente dovresti motivare il tuo rifiuto, ma non devi entrare troppo nei dettagli. Non hai bisogno di raccontare tutta la storia della tua vita. “Mi dispiace tanto, ma il mio capo mi ha dato un altro compito e sto già lavorando su un grande progetto e ho difficoltà a finire tutto e non torno mai a casa prima delle 20:00 e sono troppo stanco nemmeno per cucinare, quindi praticamente vivo di caffè e cibo da asporto e…” è troppo.

Grazie per avermi contattato, ma devo finire il progetto ad alta priorità su cui sto lavorando, quindi sfortunatamente non potrei aiutarti.”, è appena sufficiente.

2 Non scusarti eccessivamente

Non dire “scusa” troppe volte. In effetti, è meglio evitare di dirlo e trasformare l’affermazione “Mi dispiace” in un’affermazione “Grazie” quando possibile. Ad esempio, dicendo “Grazie per la pazienza” invece di “Scusa per l’attesa”.

3 Non sentirti sotto pressione per rispondere immediatamente

Se una situazione è complessa, non è necessario avere la risposta subito. Prendersi un po’ di tempo per pensarci, valutare tutte le opzioni e controllare il calendario è del tutto ok. Non aver paura di dire “Ho bisogno di un po’ di tempo per pensarci, posso risponderti?”. Non dare false speranze che cambierai idea.

Se sai già quale sarà la tua risposta, non prolungare nel dirla. Con il tempo sarà solo più difficile, soprattutto se sei una persona ansiosa, ma anche se non lo sei, quel peso mentale aggiungerà ulteriore stress.

Dire “NO” al lavoro non è facile, ma spesso è necessario. Proprio come nella vita privata, devi stabilire dei limiti e difenderti; smetti di scusarti eccessivamente e di soccombere alle pressioni per anteporre i bisogni degli altri ai tuoi. È un’abilità che deve essere appresa nel tempo. Ci sono cose che puoi fare che possono aiutarti, come suggerire alternative e riconoscere l’altra persona, ma la pratica rende perfetti.

Pasquale Troianiello
www.sviluppoleadership.com

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