Le relazioni a distanza non sono facili, poiché spesso siamo indotti a pensare che la distanza non influisca in alcun modo sulla nostra relazione. Questo vale sia per il lavoro che per le relazioni personali. Con l’evoluzione della tecnologia, dove le informazioni e le risorse sono diventate accessibili a tutti da ogni angolo del mondo, il lavoro faccia a faccia sta diventando meno popolare.
Oggi, le aziende stanno abbracciando la tendenza di lavorare in remoto e stanno assumendo i migliori talenti da diversi paesi. In qualità di manager dei membri di un team remoto, il tuo compito è nutrire, guidare e supportare i membri del team, il che è di per sé una sfida.
Che cos’è un team remoto?
Un team remoto è un gruppo di professionisti provenienti da diversi fusi orari, competenze diverse e culture diverse che lavorano insieme su un progetto unico. Ogni compagno di squadra lavora da un luogo separato, vive in città diverse e lavora nel tempo e nello spazio.
Lavorare in remoto è una cosa e gestire un team remoto è un’altra sfida. C’è molta differenza quando i membri del gruppo sono seduti nello stesso all’ufficio e quando lavorano fuori dall’ufficio.
Quando gestisci dipendenti remoti, ci sono molte sfide che si presentano.
Sfide nella gestione dei team remoti
Poiché sta diventando sempre più comune per i dipendenti lavorare in remoto, stanno aumentando le sfide legate alla gestione remota del team, tra le quali:
- Scelta del corretto strumento di comunicazione;
- Definizione di un programma di responsabilità;
- Rispetto del tempo di tutti;
- Definizione di ruoli e compiti chiari;
- Tenere traccia delle prestazioni dei dipendenti;
- Tenere la coesione all’interno della squadra;
- Far sentire tutti parte della squadra.
Per affrontare e superare queste sfide ecco alcuni metodi che puoi usare.
1. Affidati a corretti strumenti di gestione del lavoro remoto
La tecnologia odierna ha reso possibile avere una squadra produttiva a livello globale e l’utilizzo degli strumenti giusti aiuterà a organizzare il lavoro a distanza e a mantenere tutti sulla stessa pagina.
2. Favorisci la collaborazione nei progetti
La collaborazione è stata sempre una parte importante per raggiungere gli obiettivi di un’organizzazione, ma è ancora più importante e difficile da attuare con i team remoti.
3. Supera le differenze culturali
Una delle altre maggiori sfide nella gestione dei dipendenti provenienti da vari Paesi, o zone dello stesso Paese, in cui le persone hanno un atteggiamento diverso nei confronti dell’etica del lavoro, della carriera, del tempo libero e della tendenza a stare in un gruppo di lavoro. Una volta che capisci e apprezzi il background culturale di altre persone, puoi anche connetterti di più con loro.
4. Definisci un programma trasparente
Quando si lavora con un team remoto, i membri del team hanno un’incredibile libertà di lavorare. Ma come facciamo a sapere se le persone stanno lavorando e consegneranno i compiti in tempo? È una delle più grandi paure a causa della mancanza di visibilità e controllo. Pertanto, affinché i team remoti esistano e prosperino, la trasparenza e la responsabilità sono fattori critici.
Tuttavia, per facilitare la trasparenza in un ambiente remoto, è necessario seguire i seguenti suggerimenti:
- Stabilire ruoli e responsabilità di progetto chiari;
- Discutere con i membri del team i loro obiettivi specifici per mantenere tutti responsabili;
- Annotare l’orario di lavoro, le ferie, le riunioni e le altre regole di base dei team;
- Tenere traccia delle metriche chiave per misurare i risultati;
- Cercare di supervisionare e risolvere i problemi.
5. Concilia i diversi fusi orari
Una grande sfida nella costruzione di un team distribuito risiede nella scarsa comunicazione a distanza a causa dei diversi fusi orari. La variazione dei fusi orari porta a problemi di comunicazione, con la conseguente mancanza di fiducia che lascia spazio al dubbio.
Quando un manager gestisce dipendenti remoti distribuiti a livello globale, la pianificazione delle riunioni può essere difficile perché è davvero difficile scegliere un orario conveniente per tutta la squadra e per sé stesso.
6. Lavora sul legame di squadra
Quando si lavora con team remoti, non è possibile riunirsi nella stessa stanza, o riunirsi attorno a un distributore di bevande per conoscersi o godersi le ore felici di pausa dal lavoro. Quindi, per creare un legame di squadra, devi rimanere in contatto con la tua squadra in modo continuo:
- Un paio di volte l’anno o periodicamente fai degli incontri faccia a faccia;
- Non parlare solo di lavoro, o di risultati, ma chiedi anche di loro, di come stanno e dei loro cari;
- Festeggia le loro vittorie e i loro progressi, con e-mail e ringraziamenti.
Le migliori pratiche per una gestione remota di un team
Per ottenere il massimo dal tuo team che lavora a distanza ecco alcune pratiche che puoi mettere in atto per ottenere il meglio.
1. Stabilisci dei confini con i collaboratori remoti
I team remoti spesso hanno bisogno di una sorta di confine per delineare il loro lavoro e la loro vita personale. Poiché i compagni di squadra lavorano da fusi orari diversi, qualsiasi notifica, messaggio di chat o e-mail può rovinare il sonno di qualcuno o disturbare il tempo trascorso in famiglia. Discuti gli orari di lavoro con ogni membro del team rispettando il loro tempo e dimostrando loro che tieni al loro tempo. Ciò aiuterà a costruire relazioni positive con i collaboratori assicurandosi che nulla sia troppo difficile per nessuno.
2. Incoraggia e abbraccia la diversità
Non sorprende imbattersi in ostacoli culturali nella gestione di team remoti. Il problema con i team multiculturali comporta incomprensioni e conflitti che dividono il team. Diventa piuttosto difficile gestire persone di razze diverse, abbracciando la diversità culturale per consentire il team building. Un modo semplice è scoprire in che modo persone diverse provenienti da aree diverse sono aperte a ricevere i feedback, promuovendo una mentalità volta a celebrare le differenze, e al rispetto delle festività nazionali e delle differenze culturali.
3. Imposta le aspettative in anticipo e in modo chiaro
Ogni azienda ha delle aspettative: che si tratti di lavorare da remoto o di persona. Essere chiari con i dipendenti li manterrà concentrati sul lavoro verso gli stessi obiettivi.
Dovresti stabilire aspettative chiare per:
- Orario di lavoro;
- Disponibilità;
- Modo di comunicazione;
- Riunioni tempestive;
- Progetti chiave e scadenze;
- Riunioni programmate;
- Rispondere alle e-mail.
4. Aiuta i membri del team quando ne hanno bisogno
Non avendoli sotto i tuoi occhi, potresti incontrare difficoltà per soddisfare le esigenze di ogni dipendente. Anche non li hai sotto la tua vista, non lasciarli mai fuori dalla tua mente. Problemi imprevisti legati al progetto, a un compagno di squadra o al modo in cui il lavoro viene svolto sono comuni in ogni azienda. Se qualcosa sta davvero infastidendo i tuoi dipendenti o si sentono pressati, cerca di capire gli indizi che potrebbero emergere e dai loro una mano per tranquillizzarli.
5. Investi nel giusto software di gestione dei progetti da remoto
La tua cultura del lavoro in team a distanza fiorirà quando avrai tutto sotto lo stesso tetto. E questo può essere reso possibile quando ti affidi a un software di gestione del team remoto per pianificare le attività, i progetti e persino i compiti delle persone. Ecco cosa puoi fare con un software di questo tipo:
- Comunicare con il tuo team remoto;
- Tenere traccia dell’evoluzione del progetto o delle attività;
- Tenere traccia della produttività;
- Condividere informazioni in tempo reale;
- Avere riunioni e chat;
- Gestire i compiti in un elenco di attività;
- Interagire attraverso diversi fusi orari.
6. Vai alla scoperta di tutti
Diventa molto più semplice conoscere una persona che sta seduta tutto il giorno accanto a te. Lavori insieme, trascorri ore insieme e inizi a conoscerlo dentro e fuori, i suoi punti di forza e di debolezza e quale personalità possiede. Ma quando lavori da remoto dovrai provare un po’ a conoscere il tuo team. Non lo conoscerai mai rispetto a quanto vorresti farlo. Fai in modo di avere delle chiacchierate che ti diano un’idea della personalità dei vari membri. Non cercare di conoscere cose indesiderate che potrebbero infastidirli. Ciò creerà una cultura positiva tra te e il tuo team remoto.
Poiché il mercato sta diventando globale, anche il tuo gruppo di lavoro potrebbe diventarlo o lo è già diventato. E quando devi gestire il tuo team remoto, assicurati di conoscerne il polso. Seguendo i consigli e i trucchi giusti su come gestire in modo efficace i collaboratori remoti, dovresti essere pronto a creare un piano energico con i tuoi lavoratori remoti. Puoi fare miracoli per la tua organizzazione lavorando a distanza se sei pronto a fare quei piccoli sforzi extra e guidare il tuo team verso il successo.
Pasquale Troianiello
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