Riunioni che vanno avanti all’infinito. Riunioni in cui la maggior parte dei partecipanti giocherella con il proprio smartphone o lavora al personal computer. Riunioni in cui molti si chiedono: Perché sono qui? Cosa c’entro io?
Le riunioni occupano un numero crescente di ore della giornata lavorativa, eppure la maggior parte dei dipendenti le considera una perdita di tempo.
Secondo un sondaggio condotto da Salary.com tra i professionisti statunitensi, le riunioni si sono classificate come il killer numero uno della produttività dell’ufficio
La gestione delle riunioni tende ad essere un insieme di abilità spesso trascurate da leader e manager. Di solito tendono a dimenticare che le riunioni sono attività molto costose, se si considera il costo del lavoro per la riunione e quanto si può o non si può fare in esse.
Quindi prendere molto sul serio la gestione delle riunioni, aiuta ad essere più produttivi, evitare gli sprechi e ridurre i costi.
Quante volte noi nell’organizzare una riunione spesso invitiamo molti più partecipanti di quelli che effettivamente servono, solo perché non vogliamo scontentare le persone che si lamentano se non vengono invitate, ma poi non danno contributi? Sembrano partecipare perché non sanno come passare il tempo!
Il processo utilizzato in una riunione dipende dal tipo di riunione che si prevede di tenere, ad esempio riunione del personale, riunione di pianificazione, riunione di risoluzione dei problemi, ecc. Tuttavia, ci sono alcune regole di base comuni a vari tipi di riunioni. Queste nozioni di base sono descritte di seguito.
I 3 pilastri su cui poggia una riunione efficace
Prima di definire i passi da fare per organizzare e condurre una riunione efficace, partiamo con svelare tre pilastri su cui si basa una riunione efficace.
1 – Definire l’agenda della riunione (ordine del giorno)
Può sembrare un requisito ovvio, ma molte riunioni iniziano senza un chiaro senso dello scopo. L’agenda della riunione può essere riassunta su un volantino, scritta su una lavagna o discussa esplicitamente all’inizio, ma tutti dovrebbero sapere perché si sono riuniti e cosa dovrebbero ottenere. L’agenda fornisce una bussola per la conversazione, in modo che la riunione possa tornare in carreggiata se la discussione va fuori rotta.
2 – Iniziare in tempo e finire in tempo.
Niente può prosciugare l’energia da una stanza come aspettare che si presenti l’organizzatore della riunione. Parecchi manager in posizioni di potere prendono la cattiva abitudine di fare tardi alle riunioni. Il tempo è denaro, ovviamente, e stare seduti a cercare di indovinare quando potrebbe arrivare il capo è uno spreco di tempo prezioso.
3- Terminare sempre con un piano d’azione scritto
Lasciare sempre gli ultimi minuti di ogni riunione per discutere i prossimi passi. Questa discussione dovrebbe includere la decisione di chi sarà responsabile di cosa e quali sono le scadenze da rispettare, altrimenti, tutto il tempo che dedicato alla riunione sarà inutile.
Se riesci a basare le tue riunioni su questi tre pilastri sicuramente ci saranno tutte le condizioni per un esito positivo della riunione.
I 5 passi sequenziali per organizzare e condurre una riunione efficace
Tenendo fissi i tre pilastri precedenti, è importante che, in base al tipo di riunione, alla formalità o meno e al tipo di organizzazione, siano definiti in modo appropriato al contesto tutti i passaggi da seguire per organizzare e condurre la riunione con successo.
Un metodo esaustivo è quello che tu segua in modo sequenziale i seguenti passi.
1 – Stabilisci gli obiettivi per la riunione e prepara un ordine del giorno
- Preparati dando le priorità alle questioni da discutere.
- Ricerca le informazioni necessarie per prendere le decisioni importanti.
2. Invia gli inviti e il promemoria per la riunione
- Invita eventuali relatori e ospiti a presentare su argomenti/problemi speciali.
- Invita tutti i partecipanti necessari.
- Fai circolare in anticipo l’agenda e le informazioni di base.
3. Organizza o fai organizzare tutta la logistica.
- Trova un luogo d’incontro comodo e conveniente.
- Organizza in anticipo le apparecchiature (PC, proiettori, lavagne a fogli mobili, pennarelli e altro).
- Arriva in anticipo per preparare tutto.
- Verifica che l’illuminazione, la ventilazione e la temperatura del locale siano adeguati.
- Predisponi la disposizione dei posti a sedere.
- Fornisci un rifresco, se appropriato alla riunione.
4. Sii cortese, rispettoso e inclusivo.
- Inizia e termina la riunione in tempo.
- Dai un messaggio di benvenuto e favorisci le presentazioni dei partecipanti.
- Coinvolgi tutti i partecipanti durante la riunione.
5. Porta a chiusura la riunione
- Spingi le persone ad arrivare alle soluzioni.
- Prepara un piano d’azione.
- Predisponi un verbale per riepilogare tutto. (senza verbale la riunione non c’è stata!)
- Distribuisci o fai distribuire il verbale ai partecipanti.
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Sebbene l’obiettivo di qualsiasi organizzazione sia quello di organizzare riunioni efficaci, quasi ognuno di noi ha una storia di riunioni andate terribilmente storte oppure senza sortire l’effetto desiderato.
Ciò può essere dovuto a fattori quali la metà del tempo delle riunioni sprecato, le persone che partecipano alle riunioni che si assopiscono e le riunioni che occupano un numero crescente di ore nella giornata lavorativa.
Per evitare tutto ciò, usa i suggerimenti efficaci che ti sono stati dati per assicurarti delle riunioni di successo.
Pasquale Troianiello
www.sviluppoleadership.com
