Il tuo stile di comunicazione dice molto di te. Sei di supporto e rilassato mentre guidi la tua squadra attraverso progetti creativi? Oppure sei più esigente verso gli obiettivi, spingendo i membri del tuo gruppo a lavorare in modo efficiente e creare risultati vincenti? Esistono vari stili di comunicazione e la mancata comunicazione efficace può causare un calo delle prestazioni e del morale.
Se attualmente hai difficoltà con la comunicazione, non preoccuparti. Gli stili di comunicazione non sono scolpiti nella pietra e in questo articolo tratteremo le nozioni di base su come la tua squadra può implementare le migliori pratiche di comunicazione. Ecco come.
Perché la comunicazione di squadra è importante?
Una buona comunicazione porta a un processo decisionale efficace, a membri del gruppo coinvolti e a risultati di successo. D’altra parte, una scarsa comunicazione all’interno della tua squadra può causare:
- Lavoro sbilanciato o duplicato
- Spostamento degli obiettivi
- Risultati deludenti del progetto
- Clienti insoddisfatti
- Scarso feedback da parte dei clienti
- Elevato turnover dei membri della squadra
- Ambiente ad alto stress
- Basso coinvolgimento dei membri del gruppo
Per migliorare la comunicazione della squadra devi dare l’esempio. Una comunicazione efficace non è facile, ma creando una cultura del dialogo aperto, puoi creare un ambiente di lavoro sano.
Quali sono i 5 tipi di comunicazione di squadra?
Esiste più di un modo in cui la tua squadra comunica. Devi conoscere tutte e cinque le forme di comunicazione se speri di costruire un gruppo ad alte prestazioni.
1. Comunicazione verbale
La comunicazione verbale è il punto di interazione più importante tra i membri del gruppo. Sia che la tua squadra parli faccia a faccia, al telefono o tramite videoconferenza, queste conversazioni possono essere il fattore decisivo nel modo in cui una persona percepisce l’altra. La comunicazione verbale offre la migliore opportunità ai membri del gruppo di esprimere i propri pensieri.
2. Comunicazione non verbale
La comunicazione non verbale include cose come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono della voce. Molte persone non sono consapevoli di come la comunicazione non verbale influenzi le loro relazioni. Ma in realtà più della metà della comunicazione è non verbale, motivo per cui è importante prestare attenzione ai segnali non verbali.
3. Comunicazione scritta
Puoi facilmente controllare il modo in cui comunichi attraverso la scrittura. La tua squadra dovrebbe avere l’obiettivo comune di comunicare in modo efficace attraverso ogni canale di comunicazione scritta, inclusi e-mail, strumenti di gestione dei progetti, messaggistica, sondaggi o recensioni. Sapere come esprimerti attraverso la scrittura può portare benefici al tuo gruppo e al tuo pubblico.
4. Comunicazione visiva
La comunicazione visiva è importante nelle riunioni della squadra o nella formazione quando condividi informazioni tramite diapositive o video. Il vantaggio delle immagini è che hai tempo per pensare prima di presentare il tuo messaggio agli altri. Prima di condividere, valuta se le immagini che hai scelto aiuteranno la tua squadra a capire cosa stai cercando di comunicare.
5. Ascolto
Potresti non pensare all’ascolto come a una comunicazione, ma una comunicazione efficace non può avvenire senza di essa. Ascoltare è il modo in cui ricevi informazioni quando gli altri ti parlano. L’ascolto attivo, in particolare, crea un ambiente di lavoro sano perché mostra al comunicatore che sei impegnato e presti attenzione a ciò che ha da dire.
Sei strategie per sviluppare capacità di comunicazione di squadra
Esistono varie strategie che puoi utilizzare per migliorare la comunicazione del gruppo sul posto di lavoro. Sia che il tuo gruppo lavori da remoto o in ufficio, queste azioni promuoveranno la collaborazione del gruppo e favoriranno relazioni sane, indipendentemente dalla posizione o dal grado.
1. Risolvi rapidamente i conflitti
I conflitti sul lavoro possono iniziare in piccolo e sembrare irrilevanti. Ad esempio, un membro della squadra potrebbe spostare la scadenza, il che significa che un altro membro della squadra ha meno tempo per la sua parte del progetto. Il primo membro della squadra si scusa con l’altro e tutto sembra a posto. Ma se il primo membro del gruppo continua a spostare le scadenze – e il secondo membro del gruppo non ha comunicato in che modo ciò influisce sul suo lavoro – il secondo membro del gruppo può provare risentimento e frustrazione. Quando i membri della squadra non risolvono rapidamente i conflitti, la tensione aumenta e le prestazioni lavorative ne risentono.
Suggerimento: insegna ai membri della squadra le strategie di risoluzione dei conflitti in modo che possano affrontare i problemi in modo rapido, diretto e rispettoso. In questo modo, i piccoli problemi non si trasformano in grandi problemi.
2. Incoraggia il coinvolgimento
A nessuno piace sentirsi microgestito, ma senza una guida o una collaborazione di gruppo, i membri della squadra possono sperimentare una mancanza di coinvolgimento. In qualità di manager, è importante incoraggiare i membri del gruppo dando loro, comunque, la libertà di essere creativi.
Prova a scambiare informazioni e idee con la tua squadra attraverso sessioni di brainstorming e workshop settimanali. Ricordati non solo di chiedere idee alla tua squadra, ma di dimostrare che apprezzi ogni idea. Questo rassicura i membri del gruppo che li supporti.
Suggerimento: pianifica riunioni settimanali in modo che tutti possano condividere ciò su cui stanno lavorando e porre domande se necessario. Le riunioni sono un ottimo modo per coinvolgere il tuo gruppo senza interrompere importanti momenti di concentrazione.
3. Promuovi la comunicazione dal basso verso l’alto
I membri della squadra nella parte inferiore del gruppo potrebbero non sentirsi a proprio agio nel parlare apertamente e nel condividere idee. Quando promuovi la comunicazione dal basso verso l’alto, incoraggi i membri della squadra in ogni posizione a fare brainstorming di idee e comunicare le loro opinioni. Puoi promuovere questo tipo di comunicazione costruendo fiducia e morale con il tuo gruppo e dando loro un senso di appartenenza ai progetti.
Suggerimento: i membri della squadra potrebbero aver bisogno di una spinta se vuoi che si sentano a proprio agio nel parlare. Chiedi loro le loro idee, opinioni e feedback in modo che si abituino alla condivisione. Incoraggia i membri del gruppo in ambienti diversi, come riunioni di gruppo, sondaggi, interazioni individuali e un formato di casella di suggerimenti.
4. Punta alla trasparenza
Un ambiente di lavoro comunicativo è quello in cui i membri del gruppo danno priorità alla trasparenza. Se tu e i membri del tuo gruppo potete essere onesti gli uni con gli altri, ridurrete la possibilità di problemi di comunicazione e tutti i rischi che ne derivano.
Un modo per essere trasparenti è essere onesti riguardo alle prestazioni aziendali e divulgare le informazioni non appena si verificano. Dovresti anche fornire critiche costruttive quando ritieni che sia necessario affinché i membri della tua squadra possano migliorare le proprie capacità. Ancora più importante, è fondamentale collegare il loro lavoro quotidiano a obiettivi generali. Fornire un contesto ai membri del gruppo e mostrare loro perché il loro lavoro è importante può aumentare la motivazione e farli sentire membri apprezzati del team.
Suggerimento: c’è una differenza tra trasparenza e condivisione eccessiva. Ad esempio, è utile che i membri della tua squadra sappiano se l’azienda ha raggiunto gli obiettivi di fatturato annuali, ma non è necessario condividere i tuoi problemi personali con i tuoi superiori.
5. Pianifica incontri individuali
La comunicazione di squadra avviene in contesti di gruppo e nelle interazioni individuali. Quando i membri del gruppo interagiscono, riportano l’energia di ogni esperienza al gruppo.
Riunioni individuali regolari sono la tua occasione per affrontare i problemi e verificare il benessere dei membri della tua squadra. Il tuo gruppo sarà più sicuro quando offri loro lo spazio per parlare liberamente. Puoi anche incoraggiare i membri della tua squadra a programmare incontri individuali tra loro, in modo che possano conoscersi e costruire rapporti di collaborazione.
Suggerimento: non è necessario assumere il ruolo di terapista come manager, ma dovresti preoccuparti di come stanno i membri del tuo gruppo. Se un membro del gruppo ha difficoltà emotive, vedi se puoi concedergli del tempo libero in modo che possa tornare al lavoro in uno stato più sano.
6. Fornisci feedback coerenti
Una parte importante della comunicazione della squadra è il feedback sulle prestazioni. I membri del gruppo hanno bisogno di rassicurazioni su come stanno andando per rimanere motivati e coinvolti. Durante i tuoi incontri individuali, fornisci feedback ai membri del team e discuti le possibilità di crescita. Puoi anche chiedere ai membri della squadra se hanno feedback per te.
Suggerimento: i membri del gruppo potrebbero non sentirsi sempre a proprio agio nel fornirti un feedback diretto. Prendi in considerazione la distribuzione di un sondaggio anonimo in modo da poter ottenere opinioni oneste dalla tua squadra sulle tue prestazioni come team leader.
La comunicazione efficace è fondamentale per il successo di un gruppo e può portare ad una maggiore produttività, collaborazione e soddisfazione sul lavoro. Sii tu stesso un membro del gruppo comunicativo e vedrai i risultati positivi sulla produttività e l’efficienza della tua squadra.
Pasquale Troianiello
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