Keyword: Delega efficace
Un manager o un leader efficace è molto bravo nel delegare, perché, trasferire il lavoro ad altri, libera tempo per lavorare su compiti che solo lui può svolgere o che sa fare meglio.
La delega non è semplicemente un modo per alleggerire il proprio carico di lavoro; serve anche ad aumentare la motivazione e la competenza del delegato. La delega, inoltre, è più di un semplice modo per convincere le persone a fare le cose per te: è anche un potente strumento di leadership e coaching.
Se utilizzata correttamente, la delega consente di aumentare la produttività e la redditività, migliorare il morale e aumentare la fedeltà, ma l’aspetto più importante per i manager e i dirigenti oberati di lavoro e stressati, è che la delega consente di godere del successo professionale e avere ancora una vita personale.
Il raggiungimento di questi risultati richiede una delega efficace, che prevede 6 passaggi fondamentali:
1) Preparati in anticipo
Quando si tratta di delega, l’approccio “fallo e basta” non funziona più. Più ti prepari, migliori saranno i tuoi risultati. Prima di delegare, prenditi del tempo per riflettere sull’attività, identificare a chi delegherai e il risultato che desideri.
Ad esempio, usare la delega come strumento di coaching è molto diverso dal cercare di sbarazzarsi di un mucchio di lavoro sulla la tua scrivania. Il tuo obiettivo della delega determinerà l’approccio che adotterai.
2. Discuti il compito da delegare
Coinvolgi il collaboratore in una conversazione specifica sull’attività che vuoi delegare, quindi chiedigli di ripeterti (con parole sue) ciò che ha inteso. Assicurati che entrambi siate d’accordo riguardo al compito da delegare e al risultato che desideri.
Quando ti prepari per questo passo, poniti delle domande come:
• Cosa bisogna fare in un modo particolare?
• Dove la persona ha una certa libertà creativa?
• Quali risultati specifici sto cercando?
• Quanto è probabile che la persona abbia successo?
3. Identifica la scadenza per il completamento
Questo sembra ovvio, ma i manager spesso non riescono ad avere chiaro questo passo. Assicurati che la tua scadenza sia realistica e realizzabile, in particolare quando deleghi un obiettivo ambizioso o qualcosa che la persona non ha mai fatto prima.
Se pensi che il collaboratore possa aver bisogno di un po’ di tempo per rivedere il compito assegnato, tienine conto, in modo da non arrivare alla scadenza con un esito diverso da quello che volevi.
Quando si imposta la scadenza, tieni in considerazione se l’attività delegata si adatta alle responsabilità lavorative della persona e quale livello di priorità ha questo compito, rispetto ad altri compiti che sono già stati delegati alla persona.
4. Delinea il livello di autorità
Delinea chiaramente il livello di autorità che vuoi che la persona abbia; dopo stai indietro e lascia che agisca. I diversi livelli di autorità includono:
Consigliare: chiedi alla persona un consiglio su una linea d’azione, ma tu prendi la decisione.
Usa questo livello quando:
• Il rischio associato all’attività o al progetto è elevato;
• La persona ha poca esperienza per il compito assegnato;
• Hai bisogno di opzioni e di una migliore linea d’azione scelta;
• Vuoi fornire alla persona un’esperienza di apprendimento;
• Vuoi ottenere il consenso.
Informare e iniziare: la persona ti informerà prima di iniziare ad agire.
Usa questo livello quando:
• Il rischio associato all’attività o al progetto è moderato da consentire un po’ di libertà e flessibilità, ma hai qualche preoccupazione nel dare piena autorità;
• La persona ha una certa esperienza nell’area ma si desidera fornire un po’ di coaching;
• La persona ha avuto successo al livello “consigliare” e ha dimostrato di essere pronta per il livello successivo.
Il livello “informare e iniziare” va bene anche per i progetti che devono essere completati nel tempo, in modo da poter controllare le diverse fasi, oppure quando si desidera ampliare il livello di responsabilità del collaboratore.
Agire: la persona ha piena autorità per agire da sola.
Usa questo livello quando:
• Il rischio associato all’attività o al progetto è molto basso;
• Il dipendente ha molta esperienza nel settore;
• La persona ha avuto successo al livello “informare e iniziare” e ha dimostrato di essere pronta per il livello successivo.
Se il tuo obiettivo principale è portare a termine il lavoro, scegli qualcuno che sia già al livello “agire”.
Per impegnarti nel coaching e nello sviluppo, seleziona le persone nei primi due livelli.
5. Creare punti di controllo o rapporti sui progressi
All’inizio dell’attività o del progetto, pianifica una serie di riunioni di controllo. Pianificali in anticipo e ravvicinati all’inizio, quindi diminuiscono man mano che la persona inizia a padroneggiare il compito. Durante gli incontri di controllo:
• Rivedi il lavoro svolto fino ad oggi e fornisci un feedback su come soddisfa i criteri stabiliti al passo 2;
• Identifica tutto ciò che vorresti che la persona facesse diversamente. Chiedi di ripetere le modifiche che richiedi per assicurarti che ha capito;
• Poni al dipendente domande come: Stai riscontrando problemi? Se sì, cosa stai facendo con loro? Sei sulla buona strada per completare l’attività o il progetto in tempo?
• Fornisci incoraggiamento;
• Imposta la prossima riunione (se non hai già un programma preimpostato).
6. Fai un debriefing finale
Il debriefing finale consiste in una discussione su come è andato il compito delegato. Ti permette di:
• Rafforzare la crescita che si è avuta;
• Delineare gli spazi per ulteriore crescita;
• Applaudire il successo;
• Problemi di prestazioni;
Il debriefing implica un’indagine neutrale. Chiedi al dipendente come pensa di aver fatto l’attività o il progetto, fornisci un feedback su come pensi che abbia fatto e discuti eventuali differenze con la tua valutazione. Successivamente, chiedi alla persona di fornire un feedback sulle tue prestazioni come delegante, dai la tua valutazione e discuti eventuali differenze.
Come manager, dovresti delegare circa il 90% di ciò che arriva sulla tua scrivania, in modo da concentrarti sulle opportunità strategiche.
L’utilizzo di questi 6 importanti passi ti darà gli strumenti e la sicurezza per delegare in modo da ottenere i risultati desiderati, aiutando allo stesso tempo a far crescere il tuo personale e consentendoti di diventare un leader più efficace.
Pasquale Troianiello
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