“Il cambiamento è un processo che ci porta da uno stato ad un altro attraverso una transizione”
Il filosofo greco Eraclito affermava che nel mondo “la sola costante è il cambiamento!”. Ciò che era vero più di 2000 anni fa è vero ancor più oggi. Viviamo in un mondo in cui la costante del cambiamento ha raggiunto un valore alto, che cresce man mano che il tempo passa. Il tasso di cambiamento, almeno negli ultimi 200 anni è andato sempre crescendo. Le nuove iniziative, il lavoro basato su progetti, i miglioramenti tecnologici, la digitalizzazione e lo stare al passo con la concorrenza sono solo alcune delle cose che sommate portano a un cambiamento organizzativo continuo. Il cambiamento è situazionale, cioè riferito alla situazione esterna, mentre la transizione è psicologica. Il cambiamento si riferisce ad un evento specifico esterno che può essere ciclico, intenzionale o dettato da condizioni esterne. Per esempio, un nuovo lavoro, diventare genitore, perdere una persona cara, oppure un cambiamento organizzativo, un cambiamento sociale, un cambiamento climatico. La transizione è un processo interno di un nuovo orientamento, che rappresenta il periodo di adattamento durante il quale le persone vengono a patti con le conseguenze degli eventi del cambiamento. La transizione non è concreta e non è la stessa per tutti quelli che la vivono. Sicuramente si potrebbe sostenere che una transizione è anche un periodo di tempo, ma è soprattutto una costellazione di pensieri, di sentimenti, di emozioni e di azioni che abbiamo, o facciamo, in risposta asd un evento di cambiamento. Il non capire bene la differenza tra cambiamento e transizione è un importante contributo al fallimento nella gestione del cambiamento.
Il cambiamento è ciò che stai cercando di ottenere, mentre la transizione, invece, è il processo interno che tu (in caso di un cambiamento personale) o le persone devono attraversare per adattarsi al cambiamento e alla nuova situazione che si presenterà dopo.
Finché le persone non passeranno con successo dal vecchio modo al nuovo modo, il cambiamento non avverrà.
Il processo di cambiamento organizzativo in 8 fasi
Sia che si stia considerando una piccola modifica a uno, due, processi o un forte cambiamento organizzativo, è normale sentirsi a disagio e intimiditi dalla portata della sfida che ci può attendere. Spesso sai che il cambiamento deve avvenire, ma non sai davvero come realizzarlo. Da dove iniziare? Chi coinvolgere? Come riuscire a vederlo fino alla fine? Ci sono molte teorie su come “fare un cambiamento organizzativo”. Le più attuali hanno origine dal guru della leadership e della gestione del cambiamento, John Kotter. Professore alla Harvard Business School ed esperto di cambiamento di fama mondiale, Kotter ha presentato il suo Processo di Cambiamento Organizzativo in 8 fasi nel suo libro del 1995, “Leading Change”. Fino all’ultimo libro del 2021 “Change”, Kotter ha continuamento aggiornato il suo modello per stare al passo con i tempi. Comunque sia, le basi del suo Processo di Cambiamento Organizzativo in 8 passi rimangono le stesse.
1) Creare un senso di urgenza Se vuoi una situazione vantaggiosa per tutti, creare “un senso di urgenza” è un potente modo per andare avanti. Nel nostro caso, il senso di urgenza è “la necessità di cambiamento”. L’idea è quella di portare tutti fuori dalle loro zone di comfort e far capire ai tuoi dipendenti la necessità. I dipendenti della tua azienda devono avere la sensazione che la transizione sia essenziale e sia vantaggiosa per loro e per l’organizzazione in generale. Il tuo obiettivo principale in questa fase è motivare e sviluppare l’interesse tra i dipendenti per supportare questo cambiamento. Affinché la trasformazione avvenga, è necessario che almeno il 75% delle persone sostenga l’iniziativa.
2) Formare una coalizione guida Il secondo passo è quello di formare una squadra che abbia compreso completamente la necessità. È molto difficile per un individuo gestire l’intero processo. Pertanto, è necessaria una coalizione di individui efficaci. Questa coalizione aiuterà a gestire e incoraggiare i tuoi dipendenti ad accettare e ad aiutare il processo di cambiamento:
• Identifica le persone che mostrano interesse per il cambiamento;
• Seleziona un leader che abbia una vasta gamma di capacità ed esperienza e forma una coalizione che incoraggerà tutti gli altri dipendenti che non sono disposti al cambiamento;
• La coalizione deve essere composta da individui che lavorano in diverse funzioni e posizioni dell’organizzazione in modo che tutti i dipendenti possano fare affidamento sul gruppo.
3) Sviluppare un visione strategica Una visione chiara e realizzabile può aiutare le persone a capire perché stai chiedendo loro di cambiare. L’iniziativa rischia di essere complicata e spesso di difficile comprensione. Per questo motivo è necessario creare una visione chiara, facile ma comprensibile per tutti i livelli organizzativi. Alcuni suggerimenti che potrebbero aiutarti a creare una visione:
• Pensa fuori dagli schemi;
• Stabilisci un obiettivo comune all’interno dell’organizzazione;
• Prendi in considerazione ogni feedback dei tuoi collaboratori e dipendenti;
• Rispondi attivamente a dubbi e domande;
• Guarda le cose dal punto di vista degli altri e tieni in conto le loro paure per il cambiamento.
4) Comunicare la visione per farla accettare Una volta che hai una visione chiaramente definita, devi saperla comunicare. Per una maggiore efficacia, devi ripetere la tua dichiarazione di visione ogni volta che ne hai la possibilità. Solo comunicando efficacemente la visione riuscirai a far accettare l’iniziativa di cambiamento dai tuoi dipendenti. I leader del cambiamento devono sfruttare ogni opportunità per discutere la visione con i dipendenti e incoraggiare la loro cooperazione e supporto. Puoi vedere un cambiamento su larga scala solo quando la maggioranza dei tuoi collaboratori si riunisce intorno alla tua visione (obiettivo comune): l’obiettivo è catturare i cuori e le menti dei tuoi dipendenti e ispirarli a supportare la transizione.
5) Consentire di mettere in atto azioni Durante l’esecuzione di un cambiamento organizzativo, potresti incontrare spesso degli ostacoli. Il leader e la coalizione guida dovrebbero rimuovere tali ostacoli che possono bloccare la transizione della tua organizzazione verso il successo. Per fare accadere ciò, ecco alcuni passaggi:
• Annota tutti gli ostacoli e le barriere dal punto di vista dei collaboratori;
• Per avere una chiara comprensione di ogni ostacolo, segrega gli ostacoli individuali, fisici, di tradizioni o legislativi;
• Trova le barriere che ostacolano il processo di trasformazione organizzativa e affrontale quanto prima;
• Responsabilizza i dipendenti fornendo la formazione e il tutoraggio necessari.
6) Generare vittorie a breve termine In un cambiamento organizzativo il successo è la migliore motivazione. Nella fase di transizione, dà ai tuoi dipendenti un assaggio del successo il prima possibile. Questo li motiverà e creerà uno slancio per la tua visione. Chiedi alla tua coalizione guida per il cambiamento di concentrarsi maggiormente su obiettivi a breve termine, piuttosto che a lungo termine. Quando c’è un obiettivo più piccolo, le possibilità di fallimento sono minime e, raggiungendo più obiettivi a breve termine, puoi in definitiva raggiungere il successo a lungo termine. Le vittorie a breve termine sono la migliore motivazione per raggiungere il successo nel cambiamento organizzativo e anche un ottimo modo per combattere eventuali critiche alla tua visione.
7) Sostenere l’accelerazione Due grandi errori che fanno molte organizzazioni sono: 1) essere sopraffatti da vittorie veloci e a breve termine; 2) cercare progressi immediati negli obiettivi a lungo termine. Il cambiamento organizzativo è un processo lento e continuo. Per godere continuamente dei vantaggi, radica il cambiamento nei valori, negli obiettivi e nella cultura della tua organizzazione. Dopo il successo iniziale, devi spingere il pedale più forte per mantenere lo slancio. Quindi, è essenziale sostenere il cambiamento per molto tempo dopo l’implementazione. Il tuo obiettivo è sostenere la trasformazione ancorando i cambiamenti nella cultura aziendale. È necessario apportare miglioramenti continui che garantiscono lo slancio del cambiamento.
8) Incorporare i cambiamenti nella cultura Semplicemente modificando le abitudini dei dipendenti non è possibile instillare un cambiamento culturale nell’organizzazione. Per avere un effetto duraturo, devi ancorare e incorporare veramente i cambiamenti all’interno della tua organizzazione. I leader del cambiamento e il gruppo di coalizione guida sono responsabili di incorporare la trasformazione culturale tra tutti i membri e alterare i loro comportamenti per supportare e partecipare all’iniziativa.
Pasquale Troianiello
