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25/02/2024
Lavoro e Previdenza

Problem Solving: i 7 passi per la risoluzione dei problemi sul posto di lavoro

La capacità di risoluzione dei problemi (problem-solving) e di prendere decisioni (decision-making), sono una parte importante nella nostra giornata di lavoro, ma anche nella vita.

Quanti di noi, però, hanno avuto una formazione nella risoluzione dei problemi? Sappiamo che è un elemento critico del nostro lavoro, ma sappiamo come farlo in modo efficace?

Le persone tendono a fare tre cose quando si trovano di fronte a un problema:

  • hanno paura, o si sentono a disagio, desiderando che se ne vada da solo;
  • sentono di dover trovare una risposta e deve essere la risposta giusta;
  • oppure, cercano qualcuno da incolpare.

Affrontare un problema diventa un problema. E anche questo è un problema perché, in effetti, ci saranno sempre dei problemi da affrontare!

Ci sono due ragioni per cui tendiamo a vedere un problema come un problema: deve essere risolto e non siamo sicuri di come trovare la soluzione migliore, e probabilmente ci saranno conflitti su quale sia la soluzione migliore.

In realtà, la maggior parte di noi tende ad essere “avversa al conflitto”. Non ci sentiamo a nostro agio nell’affrontare i conflitti e tendiamo ad avere la sensazione che stia per accadere qualcosa di brutto.

L’obiettivo di un buon processo di problem-solving è rendere noi e la nostra organizzazione più “favorevoli ai conflitti” e “competenti nella gestione conflitti“.

Ci sono due cose importanti da ricordare su problemi da risolvere e sui conflitti da gestire: accadono continuamente e sono opportunità per migliorare il sistema e le relazioni.

I problemi e i conflitti, in realtà, ci stanno fornendo informazioni che possiamo usare per sistemare ciò che deve essere sistemato e fare un lavoro migliore. Visti in questo modo, possiamo quasi cominciare ad accogliere, o quanto meno, accettare con più serenità i problemi!

Poiché le persone nascono come risolutori di problemi, l’errore più comune nella risoluzione dei problemi è cercare di trovare subito una soluzione. Questo è un errore perché cerca di mettere la soluzione all’inizio del processo di problem-solving, quando ciò di cui abbiamo bisogno è una soluzione alla fine del processo.

Ecco 7 passi per un efficace processo di risoluzione dei problemi.

1. Identifica il problema

Sii chiaro su cosa sia veramente il problema. Ricorda che persone diverse potrebbero avere opinioni diverse su quali siano i problemi.

  • Quali sono gli indizi del problema?
  • Quali sono le cause del problema?
  • Perché è un problema?

2. Comprendi gli interessi di tutti

Questo è un passaggio critico che di solito manca. Gli interessi sono i bisogni che si vogliono soddisfare con una data soluzione. Spesso ignoriamo i nostri veri interessi quando ci affezioniamo a una particolare soluzione. La soluzione migliore è quella che soddisfa gli interessi di tutti o almeno della maggioranza.

  • Chi è coinvolto?
  • Qual è l’impatto del problema?
  • Chi colpisce?

Mettete da parte le vostre divergenze per un po’ e ascoltatevi l’un l’altro con l’intenzione di capire.

3. Identifica il vero problema

Dopo aver raccolto i fatti, i sentimenti e le opinioni, è importante scoprire se stai lavorando sul vero problema o solo su un sintomo del problema. Ciò potrebbe richiedere la riformulazione del problema in un formato completamente diverso. Sii disposto a ricominciare da capo con i problemi reali, se è quello che serve. Perché spendere tempo prezioso cercando di risolvere qualcosa che non è veramente il problema?

4. Elenca le possibili soluzioni (opzioni)

Il passaggio successivo richiede la generazione di quante più soluzioni possibili. Questo è il momento di fare un po’ di brainstorming. Potrebbe esserci molto spazio per la creatività. In questa fase, l’obiettivo è generare alternative. Evitare qualsiasi giudizio o valutazione delle soluzioni a questo punto.

Tieni separato l’elenco delle opzioni possibili dalla loro valutazione.

5. Valuta le opzioni e seleziona uno o più opzioni

Dopo aver generato quante più alternative possibili, si deve iniziare a decidere quale alternativa sarà la migliore. Ora è il momento di essere critici sulle diverse alternative. Sii cauto o esitante quando tutti sono d’accordo su quale alternativa prendere.

  • Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle varie soluzioni?
  • Che punteggio diamo ad ogni soluzione?

Una volta valutate tutte le alternative, sei pronto per scegliere quella che secondo te risolverà il problema nel migliore dei modi.

  • Qual è l’opzione migliore?
  • C’è un modo per “raggruppare insieme” una serie di opzioni insieme per una soluzione più soddisfacente?

6. Documenta gli accordi e lavora per ottenere supporto

Non fare affidamento sulla memoria. Annotare quanto concordato ti aiuterà a riflettere su tutti i dettagli, le implicazioni e gli ostacoli. Non pensare che l’unica cosa da fare sia selezionare l’alternativa e poi implementarla. I pensatori negativi troveranno ostacoli e possederanno un atteggiamento di “dimostrami” che deve essere superato. È utile coinvolgere tali persone all’inizio del processo di problem-solving in modo che diventino parte della soluzione e non parte del problema.

7. Implementa la decisione e valuta i risultati

Ora sei finalmente pronto per attuare l’opzione scelta! Se, però, non si dispone di un sistema di follow-up o monitoraggio che consenta di controllare i risultati, le possibilità di successo diminuiscono. Se le persone non sanno come vengono misurati i risultati o che saranno ritenute responsabili di essi, la risoluzione dei problemi diventa un compito difficile.

***

È impossibile evitare tutti i problemi, ma seguendo i passi precedenti è possibile ridurre al minimo l’impatto di un problema e spesso uscirne migliori per aver affrontato la sfida.

Un’efficace risoluzione dei problemi richiede un po’ di tempo e attenzione, ma meno tempo e attenzione di quanto richiesto da un problema non ben risolto. Ciò che serve davvero è la volontà di rallentare.

Un problema è come una curva sulla strada. Prendila bene e ti ritroverai in buona forma per il rettilineo che segue. Prendilo troppo in fretta e potresti non essere in buona forma e uscire fuori strada.

Elaborare questo processo in passi non è sempre un esercizio strettamente lineare. Potrebbe essere necessario tornare a un passaggio precedente. Ad esempio, se hai difficoltà a selezionare un’opzione, potresti dover tornare a pensare agli interessi delle persone coinvolte.

Questo processo può essere utilizzato in un gruppo numeroso, tra due persone o da una persona che deve affrontare una decisione difficile. Quanto più difficile e importante è il problema, tanto più utile e necessario è utilizzare un processo disciplinato. Se stai solo cercando di decidere dove uscire a pranzo, probabilmente non hai bisogno di seguire questi sette passi!

Non preoccuparti se all’inizio ti sembra un po’ poco familiare e scomodo, ma dato che i problemi sono inevitabili, avrai molte opportunità per esercitarti!

Pasquale Troianiello
www.sviluppoleadership.com

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