Ci sono i mattinieri, i nottambuli, chi odia il lunedì, chi è sempre pronto a fare qualcosa, i procrastinatori, i fannulloni, i giocatori di squadra, i fanatici, gli indaffarati e tutto il resto.
La domanda è: che tipo di lavoratore sei? O meglio, quali metodi di produttività sono più adatti a te e come (e quando) lavori meglio?
Prenditi un momento per riflettere sul tuo modo di lavorare.
Quando hai più energia, concentrazione e motivazione? Ti prendi delle pause quando sei a corto di energie?
Ad esempio, chi ottiene risultati straordinari è altamente produttivo, ma questo potrebbe avere un costo in termini di prestazioni complessive, qualità del lavoro e benessere personale.
I procrastinatori, d’altra parte, possono evitare di lavorare su compiti importanti, ma hanno appena prolungato il tempo in cui si stressano per questi.
Sei metodi di produttività: quale si adatta meglio al tuo stile di lavoro?
Trovare il metodo di produttività più adatto a te e il modo in cui lavori al meglio potrebbe fare un’enorme differenza in termini di prestazioni, felicità, livelli di stress e qualità del lavoro. Scopriamolo.
1. Mangia la rana: per chi rimanda i compiti più impegnativi
Mark Twain disse saggiamente una volta: “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino.
Se il tuo lavoro è mangiare due rane, è meglio mangiare prima la più grande”.
In altre parole, identifica il compito più importante e impegnativo nella tua lista di cose da fare e fallo per primo.
Probabilmente è un compito a cui pensi da un po’ e che stai rimandando, spostandolo dai compiti di ieri a quelli di oggi o di domani.
Questa è la tua rana, e devi fartene una ragione e mangiarla. Falla finita in fretta. Non lasciare che la tua rana se ne stia lì a lungo, a stressarti. Alcuni dei leader e degli imprenditori di maggior successo seguono questo metodo di produttività (c’è persino un libro a riguardo).
Suggerimento: scrivi l’elenco delle tue attività, cerchia le rane e mangiale per prime. Poi, ora che hai superato la parte peggiore, passa a compiti più semplici e piccoli.
2. Time Blocking: per pianificare gli impegni più impegnativi
Cosa succede quando la giornata è piena di impegni, riunioni, telefonate, e-mail, pranzi, pause e altre interruzioni? Cosa succede quando sei così impegnato che le scadenze vanno e vengono?
Ecco che entra in gioco il time-blocking. Il time blocking è un altro metodo di produttività adottato da molti CEO di successo e leader mondiali.
A differenza di una checklist di attività, il time blocking tiene conto del tuo tempo.
Ad esempio, se hai una riunione mattutina di due ore, inserisci quel tempo nella tua agenda. Poi, secondo una corretta gestione dell’energia, avrai bisogno di una pausa di 20 minuti per ricaricarti, quindi inserisci anche quella.
Riserva, ad esempio, 30 minuti per controllare le e-mail e 90 minuti per un'”ora di potenza” concentrata e produttiva.
Ripetilo per l’intera giornata e osserva l’aumento della tua produttività e concentrazione, rispettando scadenze realistiche.
Suggerimento: pianifica il tuo tempo per l’intera giornata, comprese riunioni, attività, e-mail e pause, e spunta ogni attività man mano che la completi.
3. Tecnica del Pomodoro: per sprint e pause di lavoro mirate
Per chi lavora a testa bassa per ore e ore per completare un progetto senza pause, questo è il metodo che fa per voi, ma sarà una sfida.
Il Pomodoro è un metodo di gestione del tempo simile agli Sprint dell’approccio Agile, in cui si lavora a intervalli rapidi e concentrati e poi ci si prende una pausa.
L’idea è di lavorare con un timer e a intervalli di 25 minuti, opportunamente chiamati “pomodori”, con pause di 5 minuti.
Dopo circa quattro di questi sprint di lavoro e pause – 120 minuti – si fa una pausa più lunga, fino a 20 minuti, prima di riprendere.
Le pause possono essere semplici come rinfrescare un bicchiere d’acqua, fare una passeggiata intorno all’isolato, fare stretching, ballare, socializzare, qualsiasi cosa.
Durante l’intervallo di produttività di 25 minuti, concentrati su un’attività e vedi quanto riesci a portare a termine prima che il timer scada.
Potresti essere tentato di ignorare le pause, ma non farlo.
Osserva come la tua produttività, la qualità del lavoro e le tue prestazioni aumentano, mentre i tuoi livelli di stress e la tua tendenza al burnout diminuiscono.
Suggerimento: imposta un timer da 25 minuti e concentrati su un’attività, per vedere quanto riesci a portare a termine prima di prenderti una pausa di 5 minuti.
4. Migliore Momento Biologico: per i tuoi momenti di massima produttività
Il tuo momento migliore biologico è proprio quello che sembrano i tuoi migliori momenti della giornata per lavorare.
Si basa sui tuoi cali e picchi di energia, produttività, motivazione e concentrazione durante il giorno.
Cosa hai mangiato e quando, le tue abitudini del sonno, quanto esercizio fisico hai fatto e così via, sono fattori esterni.
Pensa al tuo momento migliore biologico come a una costante.
Alcune persone, ad esempio, tendono a essere “mattiniere”, con più grinta e concentrazione al mattino e un crollo nel pomeriggio. Altre sono “nottambule”, e si sentono demotivate fino a tarda notte.
Per le prossime settimane, prendi nota del tuo livello di energia ogni ora. Vedrai che si delinea uno schema.
Una volta individuati i tuoi momenti di massima energia biologica, concentra i momenti di maggiore energia sui progetti importanti e quelli di minore energia sul riposo e il recupero o su attività più semplici.
Suggerimenti: monitora i tuoi livelli di energia durante la giornata.
Pianifica attività che richiedono molta energia e concentrazione nei momenti in cui sei più attivo e riposa nei momenti di pausa.
5. Non spezzare la catena: per visualizzare le tue vittorie quotidiane
Il comico Jerry Seinfield si era prefissato l’obiettivo di scrivere una battuta al giorno. Non era nemmeno necessario che fosse divertente! Poteva dedicare anche solo cinque minuti al giorno alla sua arte. Ma quello era il suo obiettivo, semplice e chiaro: dedicarsi a ciò che amava ogni giorno.
Per sentirsi responsabile, prese un grosso pennarello rosso acceso e lo appuntò su un calendario, barrandolo con una “X” molto soddisfacente dopo aver scritto la sua barzelletta del giorno (o anche di più, se fosse entrato nel ritmo).
Ben presto, si ritrovò con una catena di X rosse accese sul calendario, da cui l’espressione “non spezzare la catena”.
Questo è un promemoria visivo dell’impegno profuso e un buon motivatore per continuare a impegnarsi. Dopotutto, la pratica rende perfetti.
Suggerimento: fai ogni giorno una cosa, semplice, veloce o piccola, legata al tuo mestiere e segna quel giorno come giorno libero.
6. L’inventario degli impegni: per chi fa tutto
Per chi ha provato ogni metodo di produttività, ma non riesce ancora a concentrarsi, l’Inventario degli Impegni di Mark Forster potrebbe essere la soluzione ideale.
È l’ideale per chi cerca di fare tutto e non riesce a scegliere o stabilire le priorità.
Sei una persona che dice sempre di sì, di conseguenza, hai una lunga lista di cose da fare, troppi impegni e sei troppo sotto pressione per dare il massimo.
Evitiamo il burnout e la distruzione totale, va bene?
I 6 passaggi per creare un inventario degli impegni:
- Elenco: scrivi un elenco completo di come trascorri il tuo tempo (inclusi lavori domestici, tempo con la famiglia, riunioni, esercizio fisico e suddivisione dei compiti).
- Combina e categorizza: restringi l’elenco in categorie e assegna una percentuale di tempo dedicata a ciascuna. I grafici a torta visivi sono utili in questo caso!
- Revisione: assicurati che gli impegni importanti abbiano abbastanza tempo per essere svolti bene, taglia il resto e regola i totali in modo che siano pari al 100%.
- Programma: pianifica la tua giornata in base al tempo che vuoi (o devi) dedicare a ogni categoria.
- Liste di controllo: lavora con le liste di controllo, piuttosto che con le liste di cose da fare, perché sono più dettagliate e suddividono le attività in parti più piccole con meno resistenza.
- Lavora a raffica: concentrati su una cosa per un determinato periodo di tempo prima di passare a un’altra, alternando impegni lavorativi e svago.
Suggerimento: stilare un inventario dei tuoi impegni ti aiuterà a capire come stai impiegando il tuo tempo e come vorresti impiegarlo.
Trovare il tuo metodo di produttività personale migliore
Torniamo a te. Solo tu sai come lavori meglio, ma potrebbe essere necessario un po’ di riflessione interiore per scoprirlo.
Ora è il momento di onorare la tua unicità lavorando sui tuoi punti di forza e di debolezza (o opportunità di miglioramento), invece che contro di essi.
Se ti prendi troppi impegni e hai un’agenda fittissima senza tempo per portare a termine nulla come si deve, dove puoi perdere un po’ di controllo? Cosa devi fare per bilanciare la tua giornata lavorativa?
Impara a conoscere il tuo modo di lavorare e sperimenta metodi di produttività finché non trovi quello più adatto a te.
Pasquale Troianiello
