Con la pandemia di Covid-19 che ha causato un impatto sugli incontri delle persone, anche i luoghi di lavoro di tutti i tipi si sono dovuti adattare a una nuova realtà, favorendo i team virtuali e/o remoti. Un Team Virtuale, noto anche come Team Disperso Geograficamente, è un gruppo di individui che lavorano nel tempo, nello spazio e in confini organizzativi attraverso collegamenti permessi da reti di comunicazioni tecnologiche. I membri del team virtuale, di solito hanno competenze complementari e sono impegnati per un obiettivo comune, hanno obiettivi di performance interdipendenti e condividono un approccio a lavoro per il quale si ritengono reciprocamente responsabili. I team-dislocati geograficamente consentono alle organizzazioni di assumere e trattenere le persone migliori indipendentemente dalla posizione. Un team virtuale non sempre significa “telelavoratori”. I telelavoratori sono definiti come individui che lavorano da casa, mentre i team virtuali nelle organizzazioni di oggi sono composti da sia da dipendenti che lavorano da casa, che da piccoli gruppi che lavorano in ufficio, ma lo fanno da diverse posizioni geografiche. Si prevede che l’attuale passaggio al lavoro virtuale sopravviverà a lungo alla pandemia: secondo una ricerca PricewaterhouseCoopers, la maggior parte degli impiegati (83%) desidera lavorare da casa almeno un giorno alla settimana e oltre la metà dei datori di lavoro (55%) prevede che la maggior parte dei loro lavoratori lo farà molto anche dopo che il Covid-19 smetterà di essere una preoccupazione.
La transizione da un ufficio fisico a un luogo di lavoro remoto richiede soluzioni tecnologiche per i team virtuali che aiutino i lavoratori a connettersi e a svolgere le proprie attività senza interazioni di persona.
Nel creare un ambiente favorevole al lavoro da casa e nella in azienda, ecco alcuni degli strumenti che possono aiutare ad affrontare le sfide che devono affrontare i team virtuali.
1. Strumenti di messaggistica in tempo reale
Mantenere una mentalità da squadra in un ambiente di lavoro remoto richiede strumenti che supportino le connessioni e le conversazioni tra manager e dipendenti e tra colleghi. Senza la possibilità di avvicinarsi alla scrivania di qualcuno e porre loro una domanda veloce, può essere utile per i team virtuali disporre di un canale per la comunicazione istantanea. Gli strumenti di messaggistica come Skype, Cisco Jabber, Google Hangouts, Jostle, Slack possono sostituire o integrare l’e-mail come mezzo per messaggi individuali e di gruppo, in tempo reale veloci e facili.
2. Strumenti per videoconferenza
Avere conversazioni faccia a faccia aiuta i membri del team a sviluppare rapporti e mantenere più connessioni umane rispetto a soli messaggi o e-mail. La necessità di una videoconferenza per un team può estendersi anche alle relazioni con i clienti, o altri stakeholder, poiché molte riunioni interaziendali tendono a svolgersi online nell’ambiente aziendale odierno colpito dalla pandemia. Soluzioni come Zoom, WebEx, Microsoft Teams, Cisco Telepresence (per videoconferenze di fascia alta e alta definizione) e Google Meets offrono funzionalità di videoconferenza e audio-conferenza per riunioni interne o esterne.
3. Archiviazione di documenti e condivisione di file
Strumenti sicuri per l’archiviazione e la condivisione di file tra i membri del team sono essenziali per portare a termine il lavoro. Strumenti di archiviazione e condivisione di documenti come DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive e SharePoint consentono ai membri del team virtuale di condividere e collaborare sui file più aggiornati e di mantenere archivi protetti delle versioni precedenti e di altri documenti.
4. Strumenti di gestione dei progetti
Un semplice foglio di calcolo potrebbe essere tutto ciò di cui un piccolo team ha bisogno per gestire un determinato progetto. Ma man mano che un gruppo di lavoro virtuale si espande, potrebbe essere necessaria una tecnologia di tracciamento delle attività più avanzata per mantenere tutto nei tempi previsti e lavorare per raggiungere gli obiettivi. Soluzioni come Basecamp, Jira, ProofHub, Asana e Wrike sono dotate di strumenti che aiutano nell’assegnazione delle attività, nella pianificazione, nelle scadenze e in altri componenti della pianificazione e della gestione dei progetti.
5. Strumenti di collaborazione
Piuttosto che utilizzare una serie di strumenti disparati per la gestione delle informazioni, alcuni team virtuali preferiscono utilizzare una soluzione di collaborazione come un hub centrale per tutte le attività. Gli strumenti di collaborazione spesso offrono una combinazione di funzionalità di messaggistica, videoconferenza, condivisione di file e gestione dei progetti che possono integrare o sostituire le soluzioni discusse sopra. Ciò può aiutare i team leader a ottimizzare il numero di licenze software necessarie per portare a termine il lavoro. Microsoft Teams, Lighthouse, Huddle, Trello e Podio sono alcune opzioni popolari.
6. Strumenti digitali per le risorse umane
La guida di un team virtuale può richiedere l’assunzione, la gestione e il pagamento di tale team in modalità remota e online al 100%. Le soluzioni per il reclutamento, la formazione e il libro paga abilitati digitalmente possono aiutarti a stabilire operazioni di risorse umane virtuali a qualsiasi dimensione e scala il tuo team abbia bisogno. Gli strumenti che vale la pena considerare includono Recruitee, Ascendify, JazzHR, SAP Global, PapayaGlobal e CuteHR.
7. Strumenti di pianificazione
Infine, il lavoro non può essere svolto a meno che i compagni di squadra virtuali non trovino orari comuni per connettersi e collaborare. Strumenti come Calendly, Doodle e Google Calendar consentono ai lavoratori di vedere la reciproca disponibilità per le riunioni e prenotare facilmente le fasce orarie per le teleconferenze virtuali.
Man mano che la transizione al lavoro virtuale continua, la maggior parte dei team diventeranno team virtuali e le loro esigenze varieranno a seconda delle dimensioni delle loro operazioni e dell’ambito del loro lavoro. Affrontare le sfide dei team virtuali richiede avere anche i giusti strumenti, ma non esiste un insieme di strumenti unico per tutti i luoghi di lavoro remoti. I team leader dovrebbero testare le soluzioni per scoprire quale combinazione di strumenti software funziona meglio per i loro team virtuali e poi investire in essi.
Pasquale Troianiello
www.sviluppoleadership.com
