Il termine Gestione del Tempo è un termine improprio. Non puoi gestire il tempo, ma gestisci gli eventi della tua vita in relazione al tempo. Spesso potresti desiderare più tempo, ma hai a disposizione solo 24 ore, 1.440 minuti o 86.400 secondi ogni giorno.
Il modo in cui usi quel tempo dipende da abilità apprese attraverso l’autoanalisi, la pianificazione, la valutazione e l’autocontrollo. Le persone che praticano buone tecniche di gestione del tempo spesso scoprono di:
- Essere più produttivi;
- Avere più energia per le cose che devono realizzare;
- Sentirsi meno stressati;
- Avere più tempo libero per fare le cose che vogliono;
- Sentirsi meglio con sé stessi.
Trovare una strategia di gestione del tempo che funzioni meglio per te dipende dalla tua personalità, la tua capacità di auto-motivazione e livello di autodisciplina. Incorporando le 5 strategie seguenti, puoi fare di più per gestire efficacemente il tuo tempo.
1. Sapere come trascorri il tuo tempo
Un registro del tempo è un modo utile per determinare come usi il tuo tempo. Registra ciò che stai facendo a intervalli di 30 minuti per una settimana o due. Valuta i risultati:
- Tutto quello che dovevi fare è stato fatto?
- Quali attività richiedono più tempo?
- A che ora del giorno sei di più produttivo?
- A cosa è dedicata la maggior parte del tuo tempo (lavoro, famiglia, tempo libero)?
Identificare le attività che richiedono più tempo e determinare se stai investendo il tuo tempo nelle attività più importanti può aiutarti a determinare una linea d’azione. Avere un buon senso del tempo necessario per le attività di routine può aiutarti a essere più realistico nella pianificazione e nella stima di quanto tempo è disponibile per altre attività.
2. Impostare le priorità
Gestire il proprio tempo in modo efficace richiede una distinzione tra ciò che è importante e ciò che è urgente. Gli esperti concordano sul fatto che i compiti più importanti di solito non sono i compiti più urgenti. Tuttavia, tendiamo a lasciare che i compiti urgenti dominino le nostre vite.
Stephen Covey, classifica le attività in quattro quadranti nella sua Matrice di Gestione del Tempo: Urgente, Non Urgente, Importante e Non Importante. Mentre le attività che sono entrambe urgenti e importanti (Quadrante 1) devono essere fatte subito, Covey suggerisce di dedicare meno tempo ad attività che non sono importanti (Quadrante 3 e 4) (indipendentemente dalla loro urgenza) per guadagnare tempo per svolgere attività non urgenti ma importanti (Quadrante 2).
| Urgente | Non Urgente | |
|
Importante |
Quadrante 1
Il prima possibile fai queste attività. |
Quadrante 2
Rinvia queste attività dopo quelle urgenti e importanti |
|
Non Importante |
Quadrante 3
Delega queste attività a chi le può eseguire. |
Quadrante 4
Cancella queste attività in quanto perditempo. |
3. Utilizzare uno strumento di pianificazione
Gli esperti di gestione del tempo raccomandano di utilizzare uno strumento di pianificazione personale per migliorare la produttività. Strumenti di pianificazione personale includono agende, calendari, app telefoniche, tabelloni, schede, agende tascabili e quaderni. Scrivere i tuoi compiti, programmi e cose da ricordare, può liberare la tua mente per concentrarti sulle tue priorità.
Le persone molto uditive potrebbero preferire di dettare e registrare i loro pensieri. La chiave è trovare uno strumento di pianificazione che funziona per te e usare lo strumento in modo coerente.
Le App sul tuo telefono possono essere ottimi strumenti di pianificazione. Le App in genere rientrano in una delle seguenti categorie:
- Registratori di tempo: ottieni una consapevolezza di come trascorri il tuo tempo.
- Risparmio di tempo: aumenti la produttività e abbatti le abitudini che fanno perdere tempo.
- Gestione delle attività: assegni priorità e organizzi le attività per migliorare la gestione del tempo.
- Sviluppatori di abitudini: crei sane abitudini per incoraggiare la gestione del tempo.
4. Smetti di procrastinare
Le persone rimandano le attività per una serie di motivi. Forse il compito da eseguire sembra travolgente o sgradevole. Per aiutare a fermare la procrastinazione, considera di “ingoiare prima il rospo grosso”. Una citazione comunemente attribuito a Mark Twain dice, “Se il tuo lavoro è ingoiare un rospo oggi, è meglio farlo come prima cosa al mattino. E se il tuo lavoro ingoiare due rospi, è meglio mangiare prima il rospo più grande.” I compiti sgradevoli che procrastiniamo nel completare sono “i grandi rospi”. Completa questi compiti come prime azioni del giorno per toglierli subito di mezzo.
5. Programma in modo appropriato
La pianificazione è molto più che registrare ciò che deve essere fatto (ad esempio, riunioni e appuntamenti). Assicurati di assegnare un tempo di svolgimento per le attività che vuoi fare. Una programmazione efficace richiede che tu conosca te stesso. Il tuo diario orario dovrebbe aiutarti identificare i momenti in cui sei più produttivo e vigile. Pianifica le tue attività più impegnative per quando avrai la maggior energia. Blocca prima il tempo per le tue attività ad alta priorità e proteggi quel tempo dalle interruzioni.
Pianifica piccole attività come redigere un’e-mail, creare una lista della spesa, leggere, guardare webinar o ascoltare ai podcast per lunghi spostamenti o quando si attende una chiamata o un appuntamento. Sfrutta bene quello che altrimenti sarebbe il tempo perduto. Evita attività non produttive, come giocare o scorrere i social media. Limita il tempo programmato a circa tre quarti della tua giornata per consentire attività creative come pianificare, sognare e pensare.
6. Gestisci i perditempo
Riduci o elimina il tempo speso nelle seguenti attività mettendo in atto alcuni semplici consigli.
Smartphone ed altri dispositivi
- Evita le chiacchiere e rimani concentrato.
- Intraprendi qualsiasi azione necessaria immediatamente dopo una chiamata.
- Imponi dei limiti di tempo davanti allo schermo e monitora regolarmente il tuo benessere digitale
- Pianifica le pause dai tuoi dispositivi.
- Metti da parte un tempo specifico per visualizzare e rispondere alle e-mail.
- Disattiva le notifiche per la posta elettronica.
- Elimina o annulla immediatamente l’iscrizione alle e-mail indesiderate.
- Mantieni le rubriche aggiornate e organizzate.
- Utilizza le scorciatoie integrate per ordinare la posta.
Visitatori inattesi
- Programma il tempo per le visite faccia a faccia.
- Informa i visitatori dei tuoi limiti di tempo e offriti gentilmente di riprogrammare.
- Fissa un limite di tempo concordato per la visita.
Riunioni di persona e virtuali
- Conosci in anticipo lo scopo della riunione.
- Inizia e termina la riunione in orario.
- Prepara un ordine del giorno e rispettalo.
- Non programmare riunioni a meno che sono necessarie e hanno uno scopo specifico.
7. Evita il multitasking
Gli studi psicologici hanno dimostrato che il multitasking non fa risparmiare tempo. In realtà, spesso è vero il contrario. Si perde tempo quando si passa da un’attività all’altra, con conseguente perdita di produttività. Il multitasking di routine può portare a difficoltà di concentrazione e mantenimento della concentrazione. Fai del tuo meglio per concentrarsi su un solo compito alla volta mantenendo la tua area libera da distrazioni, inclusa la disattivazione delle notifiche sui tuoi dispositivi e dedica del tempo dedicato ad attività specifiche.
Conclusione
Qualunque sia la strategia di gestione del tempo che usi, prenditi del tempo per valutare come funziona per te. Chiediti: Ho un sano equilibrio tra lavoro e vita domestica? Sto realizzando i compiti che sono più importanti nella mia vita? Stoi investendo abbastanza tempo nel mio benessere personale?
Se la risposta è “NO” a ciascuna di queste domande, rivaluta le tue strategie di gestione del tempo e passa a quelli che funzionano meglio per te. Una gestione del tempo di successo porta a una maggiore felicità personale, più successi a casa e al lavoro e un futuro più soddisfacente.
Pasquale Troianiello
www.sviluppoleadership.com
